Co może zrobić pracownik, gdy pracodawca zagubił jego akta osobowe?

W aktach osobowych pracownika co do zasady nie mogą być przechowywane oryginały dokumentów. Jeśli podczas kontroli inspekcji pracy okaże się, że pracodawca nie wykonał odpisów lub kopii od oryginałów i nie zwrócił oryginałów pracownikowi, będzie musiał to zrobić niezwłocznie. W praktyce zdarza się, że pracownicy zapominają odebrać oryginały swoich dokumentów, bądź też pracodawca nie dopilnowuje ich wydania, a pech chciał, że akta osobowe przy przeprowadzce zaginęły, rozsypały się i pomieszały, zostały zagubione przez kogoś nieodpowiedzialnego i nikt nie może ich znaleźć.

Jakie mogę być następstwa zagubienia akt osobowych dla pracownika

W aktach osobowych jest przechowywanych wiele dokumentów – piszemy o tym w tym artykule Czym są akta osobowe pracownika? Co taka strata może oznaczać dla pracownika?

  • Trudności w znalezieniu pracy – bez certyfikatu potwierdzającego nasze kwalifikacje, bez świadectwa ukończenia kursu, bez świadectw pracy od poprzednich pracodawców, możesz mieć problem w objęciu stanowiska w nowym miejscu pracy,

  • Niższe stanowisko w nowej pracy – może się okazać, że nowy pracodawca będzie od Ciebie wymagał poświadczenia stażu pracy poprzez okazanie świadectw pracy od poprzednich pracodawców. Może się zdarzyć tak, że od stażu pracy będzie od tego uzależnione Twoje wynagrodzenie,

  • Problemy z otrzymaniem świadczeń emerytalnych lub rentowych – w praktyce mogą zdarzyć się sytuacje, w których w wyniku utraty świadectw pracy od poprzednich pracowników, będziesz miał problemy z wyliczeniem stażu pracy potrzebnego do otrzymania świadczenia emerytalnego lub rentowego,

Poniżej radzimy, co zrobić w takiej sytuacji.

Odpowiedzialność pracodawcy za zgubienie akt osobowych

Przepisy prawne stanowiące o obowiązku ochrony akt osobowych przez pracodawcę znajdziemy w:

  • kodeksie pracy,

  • ustawie o ochronie danych osobowych (dalej: „uodo”)

A więc zgodnie z art. 94 pkt. 9a i 9b kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek:

  • prowadzić akta osobowe pracownika;

  • przechowywać akta osobowe pracownika w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

W myśl art. 7 ust. 4 ustawy o ochronie danych osobowych, zgodnie z którym pracodawca jest administratorem Twoich danych osobowych, a w związku z tym ciążą na nim dodatkowe obowiązki dbania o te dane, pracodawca musi:

  • zapewnić ochronę Twoich akt osobowych przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym (art. 36 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych),

  • zapewnić takie warunki przechowania, które zapewniają aktom osobowym pracownika ochronę przed utratą lub uszkodzeniem,

  • prowadzić ewidencję osób uprawnionych do przetwarzania Twoich danych osobowych (art. 39 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych; oznacza to, że twój przełożony nie uzyskuje automatycznie wglądu do twoich danych, ani też nie z byciem przełożonym nie łączy się obowiązek ochrony akt osobowych przed zagubieniem.

Co może zrobić pracownik, jeśli jego akta osobowe zostały zagubione przez pracodawcę?

Jeśli więc pracodawca zgubił, zdekompletował lub zniszczył akta osobowe pracownika, możesz wykorzystać następujące narzędzia prawne:

  • odszkodowanie,

  • skarga do Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO),

  • roszczenia z tytułu naruszenia dóbr osobistych.

O odszkodowaniu piszemy w artykule: Odszkodowanie za zgubienie lub zniszczenie akt osobowych pracownika

O roszczeniach z tytułu naruszenia dóbr osobistych w wyniku utracenia przez pracodawcę akt osobowych piszemy w tym artykule: Naruszenie dóbr osobistych pracownika przez pracodawcę – co robić?

Jeśli zaś chodzi o to czym jest skarga do GIODO, kiedy można ją złożyć i jak ją sformułować, piszemy o tym tu: Skarga do Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) w związku z zagubieniem przez pracodawcę akt osobowych pracownika

 

Autor: Adwokat Mariusz Stelmaszczyk i Aplikant Adwokacki Beata Siemieniako

kontakt: kom. + 48 697 053 659 oraz tel. 22 629 00 36

Podziel się na:
  • Print
  • Digg
  • Sphinn
  • del.icio.us
  • Facebook
  • Mixx
  • Google Bookmarks
  • Blogplay
Ten wpis został opublikowany w kategorii artykuły. Dodaj zakładkę do bezpośredniego odnośnika.

3 odpowiedzi na „Co może zrobić pracownik, gdy pracodawca zagubił jego akta osobowe?

  1. admin pisze:

    Drodzy Czytelnicy
    Zachęcam Was do komentowania tego artykułu oraz zadawania pytań, jakie Wam się nasuną po jego przeczytaniu. Na wszystkie pytania postaram się odpowiedzieć.
    Jednocześnie zapewniam, że szanuję Waszą prywatność. Adres e-mail z jakiego wyślecie pytanie lub komentarz do artykułu nie zostanie wyświetlony.

    Pozdrawiam
    Adwokat Mariusz Stelmaszczyk

  2. córka górnika pisze:

    A co zrobić w przypadku, gdy akta osobowe zostały „zagubione” i nie wiadomo, czy w ogóle istnieją? Mój Tata pracował na kopalni. Musiał przenieść się do innej, gdyż poprzednią likwidowali. W tym samym czasie Kompania Węglowa przekształcała się w Polską Grupę Górniczą.
    Tata przeszedł do Katowickiego Holdingu Węglowego i póki co odbija się od drzwi do drzwi, od telefonu do telefonu. Nikt nic nie wie, nikt nie ma akt, żadne archiwum. A chodzi tu o 9 lat przepracowanych pod ziemią.
    W tych dokumentach, które miał, miał wpisany zawód: cieśla szybowy – rewident. Kochany i przychylny ludziom ZUS nie uznaje rewidenta za stanowisko pracy, więc Tata musi dowieść, że pracował jako cieśla szybowy. Ale skąd? Dokumentów brak.

    Czy w tym przypadku pozostaje jedynie walka w sądzie?

    • Beata Siemieniako pisze:

      Szanowna Pani,
      Sprawa wygląda na skomplikowaną i wydaje się, że jedyną opcją pozostaje droga sądowa. Być może w pierwszej kolejności należało wnieść pozew o ustalenie istnienia stosunku pracy – wówczas dowodem w sprawie mogą być nawet zeznania świadków, czyli np. innych pracowników, którzy wówczas pracowali razem z Pani Tatą. O tym, jak napisać pozew o ustalenie istnienia stosunku pracy, piszemy tutaj: http://przestepstwa-pracownicze.pl/pozew-o-ustalenie-istnienia-stosunku-pracy/

      Z pozdrowieniami,
      apl. adw. Beata Siemieniako

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>